Evenementenformulier

Waarvoor dient dit formulier?

Wie een fuif, buurtfeest of ander evenement organiseert, is verplicht het college van burgemeester en schepenen daarvan op de hoogte te brengen. Om het de organisator gemakkelijker te maken, hebben wij een formulier “aanvraagformulier evenementen” ontwikkeld waarop je alle relevante informatie kan invullen. Het formulier bundelt alle gegevens die betrekking hebben op je activiteit zoals het gebruik van elektronische versterkte muziek, het schenken van sterke dranken, de te nemen veiligheidsmaatregelen, inname van de openbare weg, ...

Wie vult het formulier in?

Het formulier moet ingevuld worden door de eindverantwoordelijke van het evenement. Hij/zij treedt op als eerste aanspreekpunt bij vragen of problemen omtrent het evenement.

Wanneer vul je het formulier in?

Vul dit formulier in vanaf de datum van jouw evenement vastligt en dien het 60 dagen voor het evenement in. Hou er rekening mee, dat hoe later je het formulier invult, hoe later je eventueel jouw toestemmingen krijgt.

Indien de termijn van aanvraag wordt overschreden, kan het evenement ambtshalve worden geweigerd. Ten laatste 14 dagen voor aanvang van het evenement wordt de organisator op de hoogte gebracht van de beslissing.

De aanvraag wordt, indien nodig, voorgelegd voor advies aan de evenementencel. Nadien zal de burgemeester of het college van burgemeester en schepenen oordelen over de goedkeuring.

Een coördinatievergadering o.l.v. de bestuurlijke overheid tussen de verschillende overheden, de verschillende betrokken diensten (Hulpverleningszone Meetjesland, Politiezone Meetjesland Centrum, medische diensten) en de organisator(en) kan plaatsvinden op advies van de evenementen cel. 

Na het invullen van dit formulier krijg je een pdf-formaat toegestuurd met alle ingevulde velden, zodat je nadien een overzicht van je aanvraag hebt.

Alle informatie en richtlijnen kan je terugvinden in het retributiereglement uitleendienst

Welke documenten hou je klaar?

Indien van toepassing:

• situatieplan inname openbare weg
• veiligheidsplan - Organisatoren van grote (tussen 500 en 2000 personen) en heel grote (> 2000 personen)
  evenementen maken een veiligheidsplan op. Dit dossier omvat o.a. de evacuatiewegen, aanwezige
  warmtebronnen, lichtbruggen of stellingen, brandbestrijdingsmiddelen, versiering en of spandoeken.
• afvalplan
• grond- of inrichtingsplan evenementenzone
• signalisatieplan
• lijst met te machtigen signaalgevers (voor sportwedstrijden op openbaar domein)
• kopie overeenkomst bewakingsfirma
• brandpreventieverslag brandweer

Vul hier het evenementenformulier in

Door het insturen van het evenementenformulier, verklaar je je automatisch akkoord met het retributiereglement uitleendienst