Evenementenformulier

 

 

Waarvoor dient dit formulier?

Wie een fuif, buurtfeest of ander evenement organiseert, is verplicht het college van burgemeester en schepenen daarvan op de hoogte te brengen. Om het de organisator gemakkelijker te maken, hebben wij een formulier “aanvraagformulier evenementen” ontwikkeld waarop je alle relevante informatie kan invullen. Het formulier bundelt alle gegevens die betrekking hebben op je activiteit zoals het gebruik van elektronische versterkte muziek, het schenken van sterke dranken, de te nemen veiligheidsmaatregelen, inname van de openbare weg, ...

Wie vult het formulier in?

Het formulier moet ingevuld worden door de eindverantwoordelijke van het evenement. Hij/zij treedt op als eerste aanspreekpunt bij vragen of problemen omtrent het evenement.

Wanneer vul je het formulier in?

Vul dit formulier in zodra de datum van jouw evenement vastligt en dien het minimaal 60 dagen voor het evenement in. Houd er rekening mee dat hoe later je het formulier invult, hoe langer het kan duren voordat je eventuele toestemmingen ontvangt.

Indien nodig wordt de aanvraag voor advies voorgelegd aan de evenementencel. Vervolgens zal de burgemeester of het college van burgemeester en schepenen beslissen over de goedkeuring.

Op advies van de evenementencel kan er een coördinatievergadering plaatsvinden onder leiding van de bestuurlijke overheid, waarbij verschillende betrokken partijen aanwezig zijn (zoals Hulpverleningszone Meetjesland, Politiezone Meetjesland Centrum, medische diensten en de organisator(en)).

Na het invullen van dit formulier ontvang je een pdf-bestand met alle ingevulde velden, zodat je een overzicht hebt van je aanvraag.

OPGELET: Materiaal moet uiterlijk twee weken voor het evenement gereserveerd worden. 

Welke documenten hou je klaar?

Indien van toepassing:

• situatieplan inname openbare weg
• veiligheidsplan - Organisatoren van grote (tussen 500 en 2000 personen) en heel grote (> 2000 personen)
  evenementen maken een veiligheidsplan op. Dit dossier omvat o.a. de evacuatiewegen, aanwezige
  warmtebronnen, lichtbruggen of stellingen, brandbestrijdingsmiddelen, versiering en/of spandoeken.
• afvalplan
• grond- of inrichtingsplan evenementenzone
• signalisatieplan
• lijst met te machtigen signaalgevers (voor sportwedstrijden op openbaar domein)
• kopie overeenkomst bewakingsfirma
• brandpreventieverslag brandweer

Vul hier het evenementenformulier in

Door het insturen van het evenementenformulier, verklaar je je automatisch akkoord met het retributiereglement uitleendienst

Hoe materiaal ontlenen? 

De aanvraag moet ten laatste 2 weken voor het ophalen of leveren van het materiaal gebeuren via onze webshop

Belangrijk!

• Nog niet geregistreerd? Maak dan eerst een account aan.
• Telefonische of aanvragen per mail komen niet in aanmerking. 
• Bij onvoldoende beschikbaar materiaal, huurt de gemeente geen extra materiaal bij. 

Kostprijs  

Een overzicht van de kostprijs vind je in het retributiereglement

Transport
Het materiaal kan na bevestiging worden opgehaald bij de uitleendienst Industrielaan 2, 9900 Eeklo.

Wie materiaal laat leveren, betaalt een transportkost per leveringsadres. 
De tarieven vind je ook terug in het retributiereglement.

Let op: Het gevraagde/gewenste tijdstip voor ophaling of levering kan niet altijd gegarandeerd worden.
Het is hierbij belangrijk de nodige afspraken te maken met de uitleendienst.